Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás a krízis alatt

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Szerződésjóváhagyási, szerződéskezelési tippek járvány idején

    Két megoldás választható - Ön tudja, melyik a helyes?

    Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe. Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás, majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert a projektgazda Szegeden van. Szoros, de ha autóztatjuk a papírokat, belefér. És volt már több hasonló szerződés, kiadhatja mintának a titkárság, menni fog – vázolja magában az ügyvezető.

    Járvány miatti zárlat idején is menne? Csak a titkárnő, Kati jár be, a pénzügyes és a jogász kollégák otthonról dolgoznak, a sofőrt sem lehet küldözgetni, kerülendő minden személyes találkozó. Ön melyik megoldást választaná az alábbiak közül?

    2020. 04. 03.

    A) Szerződésjóváhagyás – Az e-mail és bonyodalmai

    A szerződés készítői e-mailen egyeztetnek. Először az ügyvezető ír Katinak: megadja a szerződés kereteit, és csatolja a korábbi költségtervről készült fotót. Kati szkennel még két hasonló szerződést, majd továbbítja a levelet a jogi-, valamint a pénzügyi osztály dedikált kollégáinak és a projektgazdának. A végleges szövegezés 14 levélváltás után 6 nap alatt készül el. Majdnem sikerül 4 nap alatt megírni, de kisebb kavarodást okoz, hogy egy kolléga “válasz mindenkinek” helyett sima “válasz” gombbal tesz fontos jogi észrevételt, ami felett így néhányan elsiklanak. A nyomtatott verzió aláírását, és a kész szerződés kiküldését a partnernek két nap alatt kell megoldania az ismert kijárási korlátozások és homeoffice körülmények között.

    B) Amikor a digitalizáció nem csak félmegoldás

    A szerződés készítői elektronikus dokumentumkezelő rendszert használnak, amihez távolról is hozzáférnek. Az ügyvezető a szoftver felületéről indítható szkenneléssel otthonról rögzíti a korábbi költségtervet, és egy szerkeszthető dokumentumot a szerződés kereteivel. Az anyagokhoz a szokásos szerződésjóváhagyási workflow-sablont társítja annyi módosítással, hogy először Kati kaphassa meg az ügyiratot a szerződésminták csatolása érdekében. A rendszer elektronikusan körözteti a dokumentumokat, és az azokhoz kötődő feladatokat a munkatársak között, azaz végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. A teendőkről, lejáró határidőkről automatikus figyelmeztetést, e-mailes értesítést kapnak a kollégák. Az 5. napon elkészül a szöveg, amit még aznap mindenki aláír elektronikusan.

    A személyes emberi interakciókat nehéz mellőzni. Amikor a lehető legegyszerűbb és leggyorsabb ügymenetre törekszünk, egy-egy rövid találkozót akkor is beszúrunk. Kell a párbeszéd légköre, a gesztusok, az észrevétlenül dekódolt metakommunikáció. De nem a jelenlegi helyzetben. Most az érintkezésmentes ügyvitel a cél, amit sokféle munkafolyamatban teljeskörűen kiszolgál az elektronikus dokumentumkezelés.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!