Szerződésjóváhagyási, szerződéskezelési tippek járvány idején
Két megoldás választható - Ön tudja, melyik a helyes?
Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe. Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás, majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert a projektgazda Szegeden van. Szoros, de ha autóztatjuk a papírokat, belefér. És volt már több hasonló szerződés, kiadhatja mintának a titkárság, menni fog – vázolja magában az ügyvezető.
Járvány miatti zárlat idején is menne? Csak a titkárnő, Kati jár be, a pénzügyes és a jogász kollégák otthonról dolgoznak, a sofőrt sem lehet küldözgetni, kerülendő minden személyes találkozó. Ön melyik megoldást választaná az alábbiak közül?
2020. 04. 03.
A) Szerződésjóváhagyás – Az e-mail és bonyodalmai
A szerződés készítői e-mailen egyeztetnek. Először az ügyvezető ír Katinak: megadja a szerződés kereteit, és csatolja a korábbi költségtervről készült fotót. Kati szkennel még két hasonló szerződést, majd továbbítja a levelet a jogi-, valamint a pénzügyi osztály dedikált kollégáinak és a projektgazdának. A végleges szövegezés 14 levélváltás után 6 nap alatt készül el. Majdnem sikerül 4 nap alatt megírni, de kisebb kavarodást okoz, hogy egy kolléga “válasz mindenkinek” helyett sima “válasz” gombbal tesz fontos jogi észrevételt, ami felett így néhányan elsiklanak. A nyomtatott verzió aláírását, és a kész szerződés kiküldését a partnernek két nap alatt kell megoldania az ismert kijárási korlátozások és homeoffice körülmények között.
B) Amikor a digitalizáció nem csak félmegoldás
A szerződés készítői elektronikus dokumentumkezelő rendszert használnak, amihez távolról is hozzáférnek. Az ügyvezető a szoftver felületéről indítható szkenneléssel otthonról rögzíti a korábbi költségtervet, és egy szerkeszthető dokumentumot a szerződés kereteivel. Az anyagokhoz a szokásos szerződésjóváhagyási workflow-sablont társítja annyi módosítással, hogy először Kati kaphassa meg az ügyiratot a szerződésminták csatolása érdekében. A rendszer elektronikusan körözteti a dokumentumokat, és az azokhoz kötődő feladatokat a munkatársak között, azaz végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. A teendőkről, lejáró határidőkről automatikus figyelmeztetést, e-mailes értesítést kapnak a kollégák. Az 5. napon elkészül a szöveg, amit még aznap mindenki aláír elektronikusan.
A személyes emberi interakciókat nehéz mellőzni. Amikor a lehető legegyszerűbb és leggyorsabb ügymenetre törekszünk, egy-egy rövid találkozót akkor is beszúrunk. Kell a párbeszéd légköre, a gesztusok, az észrevétlenül dekódolt metakommunikáció. De nem a jelenlegi helyzetben. Most az érintkezésmentes ügyvitel a cél, amit sokféle munkafolyamatban teljeskörűen kiszolgál az elektronikus dokumentumkezelés.
