Hogyan fordítsuk javunkra az adóhivatali számla-adatszolgáltatást?
Figyelni kell, hogy ne csak az adatok legyenek meg!
2021. január 4. óta kötelező adatot küldeni a NAV-hoz minden olyan számláról, módosító, érvénytelenítő számláról, amire az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak. Rendkívül előnyös, hogy az adózók elérhetik ezeket a számlaadatokat, a NAV adatbázisban ráadásul egységes adatstruktúrában jelenik meg az összes számla, függetlenül annak az adatforrásától. Hogyan érdemes kiaknázni ezt a lehetőséget? Tippek és szempontok cikkünkben.
2022. 03. 21.
Számlarögzítés NAV-adatbázisból, online szinkronizáció
A számlák nyilvántartásba vételénél keletkező hibák kiküszöbölhetők, ha a NAV online számla rendszerében rendelkezésre álló számlaadatokat szoftveresen átemeljük. Nem szükséges begépelni a számlaadatokat, nincs elütött, rosszul bevitt adat, a megfelelő adatsorok automatikusan kitöltődnek.
A háttérben tömeges számlaadat-szinkronizálás is indítható a NAV adatbázisával.
NAV adatbázis buktató: az adat megléte önmagában nem teljesíti a számviteli törvény előírásait
Az adatlekérés beépítése a céges számlakezelési folyamatokba rendkívüli könnyebbséget jelent. Sosem szabad azonban annyira automatizálni a számla befogadásának folyamatát, hogy elfelejtkezzünk a fizikai vagy elektronikus eredeti példányok kezeléséről. Elégtelen az a számlakezelés, ami kimerül abban, hogy az adott számla létezik, mert elérhető minden hozzá kapcsolódó NAV adat, így lehet dolgozni, könyvelni… stb.
Feltétlenül foglalkozni kell azzal, hogy néz ki a számla, elküldtük vagy megkaptuk-e. A számviteli törvény nagyon egyértelmű, a hiteles bizonylatoknak ott kell lenniük a számviteli nyilvántartások mögött – monda a DMS One webinárján Czöndör Szabolcs, a NAV Kiemelt Adó és Vámigazgatósága, Kockázatkezelési és Ellenőrzés-támogató Főosztályának vezetője.
Egyes szoftverek használata jelent biztosítékot arra, hogy a számlák ne csak mint adatok legyenek rendben, hanem könnyedén előszedhetők legyenek egy vitás helyzet vagy egy NAV ellenőrzés esetén.
Tekintse meg a DMS One és a NAV közös számlakezelési webinárját elejétől a végéig: MEGNÉZEM
Partnerkezelés és -ellenőrzés NAV online számla adatbázisból
Nem csak a számlaadatok kérdezhetők le a NAV-tól, hanem partnereink különböző adatai is. A biztonságos működést erősíti és számos hibát kiküszöböl a partneradatok akár havi rendszerességgel történő lekérdezése. Ebben az esetben már többről van szó, mint a rendszerünkben szereplő partneradatok (pl. adószám) ellenőrzéséről.
Lényeges információkat tudhatunk meg, amik befolyásolják a partnerkapcsolatot. Pl. kiderül, ha a partner új címre költözött, ÁFA csoporttag lett, de az adóhivatal azon is dolgozik, hogy a különböző feketelistákkal bővítse a gazdálkodó szervezetekről lekérdezhető adatokat. Így a közeljövőben az is kiderülhet majd partnerünkről, ha nagy összeggel tartozik az adóhivatalnak. Ez döntő információ, hiszen egy ilyen adózóval nem érdemes pl. utólagos elszámolásban megállapodni.
A NAV-on keresztüli partner ellenőrzés a közeljövő fejlesztéseivel tehát sokkal hatékonyabb lesz, mint bármely más, többnyire fizetős felületen utánanézni pl. egy cégnek.
NavXML használata számlák kibocsátásra
A NAV számlaadat-szolgáltatási rendszer határai az elmúlt években elmosódtak. Már sokkal többről van szó, mint az adatszolgáltatási kötelezettségről. A rendszer által nyitott utak a digitális számlakibocsátást is lehetővé teszik. Választható a NavXML+HASH kódos adatszolgáltatás, ami a teljes számadat tartalmat leírja, itt magával az adatszolgáltatással megtörténik a számlakibocsátás is.
Mi az a NavXML?
pwc.com: “…elindult a NAV Online Számla 3.0 rendszere, és így az adózóknak az új 3.0 xsd séma alapján kell jelenteniük számláikat. Mivel a riportált XML fájl az új rendszerben e-számláként is alkalmazható, egyre több vállalkozás tér át e megoldásra B2B relációban, hiszen ezáltal úgy számlázhatnak, hogy egyúttal a riportálásra vonatkozó jogszabályi kötelezettségüknek is eleget tesznek… …csak annyi a feladatuk, hogy az adatszolgáltatás során jelezzék,… …hogy az adatszolgáltatás egyben e-számlának is minősül, valamint el kell látniuk a megfelelő hash-kódokkal.”
NAV számlaadat használati statisztika lekérdezése
Havonta, negyedévente érdemes megnézni, hogy az adóhivatal mit lát a szervezet, társaság adatszolgáltatásának minőségéről. Ha automatizmusokkal dolgozunk, tehát nem foglalkozunk napi szinten magával a számlaadat beküldéssel, ez egy jó eszköz arra, hogy megtudjuk, jól működnek-e a folyamataink. Az adatszolgáltatási minőség ugyanis romolhat egy szoftver update miatt, vagy akár ha egy más módszerrel dolgozó kolléga kerül a csapatba. A NAV warning üzeneteiből kiderül, hogy a számlázó szoftverünk megfelelően működik-e, illetve hogy a számlakibocsátással foglalkozó kollégák megfelelően dolgoznak-e.