Vállalatirányítási rendszerek – mítoszok és a valóság

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Mit jelent a “vállalatirányítás” a napi gyakorlatban?

    Minden folyamat átállítható elektronikus vezérlésre

    Azt ERP bevezetése önmagában kevés, nem jelent versenyelőnyt – állapította meg az 1 és 50 millió EUR közötti árbevétellel rendelkező vállalatok körében végzett kutatás. A vállalatirányítási rendszerként számon tartott ERP szoftverek azért nem hoznak megfelelő hatékonyságot és versenyelőnyt, mert nem az üzleti folyamatok vezérlésére, nem vállalatirányításra fejlesztették ki azokat. Mi valójában a vállalatirányítás?

    2022. 09. 23.

    ERP, azaz Enterprise Resource Planning. Tükörfordításban vállalati erőforrás tervező, mégis vállalatirányítási rendszerként szerepel a köztudatban. Ha megnézzük az angol definíciót, abban az irányítás az erőforrások naprakész nyilvántartása, felhasználásuk tervezése és nyomon követése alapvető követelmény, de ez közel sem fedi le a vállalatirányítási feladatokat.

    Szerződések, számlák, HR folyamatok – amit az ERP nem old meg

    Az ERP szoftverek egyik jellemző funkciója a beszerzések és a készletek nyilvántartása. De hogy jutunk el oda, hogy egy új beszállítóval kapcsolatot teremtsünk, szerződést írjunk alá? Az új partner kiválasztása, majd a vele történő szerződéskötés az egyik olyan üzleti folyamat, amit az ERP nem kezel. Egy ilyen folyamat elválaszthatatlan a kísérő dokumentumoktól (pl. ajánlatkérés, ajánlatok, jegyzőkönyvek, nyilatkozatok, igazolások, szerződéstervezetek különböző verziói és maguk az aláírt szerződések, stb), tehát csak egy erős dokumentumkezelő profillal rendelkező és folyamatalapú rendszerrel digitalizálható.

    A számlajóváhagyásról ugyanez mondható el. A beérkező számlák könyvelése történhet az ERP-rendszer könyvelési moduljában. A különböző számlákat kontírozni kell, az összegek bekerülnek a cég eredménykimutatásába, befolyásolják az adóbevallást, stb. Viszont hogy egyáltalán eljusson egy számla a kontírozásig, az több kolléga egymásra épülő munkájának az eredménye.

    Ellenőrizni kell a teljesítést: leszállították-e a terméket, megvalósult-e a szolgáltatás, határidőre, megfelelő minőségben történt a teljesítés vagy nem, felmerül-e kötbérigény? A teljesítési igazolást ki kell állítani és alá kell írni, adott esetben csak ellenőrizni és aláírni. Külön lépésként szerepelhet a teljesítés műszaki és gazdasági jóváhagyása lépésenként akárt több kolléga részvételével.

    A HR is jól definiálható, ismétlődő folyamatokkal dolgozik, amelyek gördülékennyé tehetők egy modern, folyamatalapú, valódi vállalatirányítási rendszerrel (nem ERP-vel!). Tegyük fel, hogy új kollégára van szükség a raktárban. A felmerülő igényt a területi vezetőnek vagy akár több vezetőnek is jóvá kell hagynia. Ő vagy ők döntenek arról, hogy a cég megfelelő működése érdekében valóban fel kell-e venni valakit. A folyamatban nagy valószínűséggel részt vesz egy gazdasági jóváhagyó is, aki arról dönt, hogy finanszírozható-e az új kolléga felvétele.

    A felvételi folyamatot jellemzően egy HR-es kolléga bonyolítja. Megkeresi a fejvadászt vagy feladja az álláshirdetést, befogadja az önéletrajzokat, azokat (a GDPR-nak megfelelően) tárolja, lefolytatja az interjúkat és a kiválasztást. A munkaszerződés megkötésekor egy újabb szervezeti folyamat indul. Az új munkatárs adatait fel kell venni, a munkaszerződést alá kell vele írni, számára ki kell adni a szükséges eszközöket, szoftver hozzáférést, biztosítani kell a képzéseket.

    Ha ez a folyamat túl lassú akkor a megfelelő jelölt könnyen más állást talál. A mai munkaerőhiányos helyzetben ez a nem várt fejlemény sokak számára ismerős lehet.

    Az átfutási idők kézben tartása létkérdés, ebben segít a workflow

    A folyamatok átfutási idején fájdalmasan sok múlik. Egy képzett munkavállalóért vagy egy jó referenciákkal rendelkező, stabil beszállítóért versenyezni kell, és egy ilyen helyzetben kulcsfontosságú a gyorsaság. A feladat nem kerülhet a sor végére, különben a munkavállaló talál mást vagy lemaradunk az üzleti lehetőségről.

    Az időfaktor minden folyamatban meghatározó. Dokumentált és menedzselt folyamat esetében előre látható, hogy ki mit és meddig dolgozik a projekten. Valódi csoportmunka alakítható ki rövid határidőkkel pl. egy tender megírásánál, ahol műszaki tartalmat kell egyeztetni, jogi hátteret jóváhagyatni és értékesítési szempontokat figyelembe venni. Ideális esetben egy ilyen munkánál:

    • nem rabolja az értékes időt a dokumentumok és dokumentum verziók keresgetése,
    • mindenki tudja, hol tart a folyamat, éppen ki lép, mikor következik ő,
    • egyértelmű a prioritás a feladatok között,
    • ismertek és szigorúan betarthatók a határidők,
    • könnyen, akár távolról is elérhetik a kollégák, véleményezők a munkájukhoz szükséges információkat.

    Ehhez azonban önmagában kevés az ERP, folyamatszabályozásra termett workflow megoldásra van szükség, egy olyan rendszerre, ami az üzleti folyamatokat, feladatokat, határidőket és a dokumentumokat egyaránt képes kezelni. A dokumentumkezelés azért megkerülhetetlen, mert a folyamatok írásos lenyomata szükségszerű: mindent dokumentálunk, dokumentációkat tárolunk és hasznosítunk újra még a legegyszerűbbnek tűnő munkafolyamatok elvégzése során is.

    Csak ERP Workflow nélkül: drága üzem, ami nem halad

    A vállalatok kezében sokféle digitális eszköz van, mindegyik szükséges. Kell az ERP, kell e-mailezni, nem árt a megosztott meghajtó, a CRM vagy egyéb szakrendszer. Az üzem úgy épül fel akár egy gépkocsi. Az ERP a fedélzeti computer, az üzemanyag az értékesítési rendszer, a karosszéria maga a telephely, a munkavállalók pedig a motort képviselik, stb. A negyedik generációs vállalatirányítási rendszer a hajtáslánc, ami nélkül ugyan minden működik, de nem halad.

    Negyedik generációs vállalatirányítási rendszerek a DMS rendszereken alapuló workflow és BI megoldásokat is integráló szoftverek. Miért lesz profitábilisabb egy ilyen rendszert üzemeltető vállalat? Mert:

    • egyértelmű folyamatokkal dolgozik gyorsabban,
    • kevesebb emberrel oldja meg ugyanazt a feladatot,
    • hatékony a távmunka menedzselésében,
    • kisebb rezsiszámlákat kell fizetnie,
    • kevesebb papírt használ fel a dokumentumok kezelésénél,
    • kevesebbet hibázik a folyamatokban,
    • nem csúszik le a határidőkről,
    • a vezetői az operatív teendők helyett az üzlettel foglalkoznak,
    • minden kolléga tudja a dolgát.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!