Mit jelent a “vállalatirányítás” a napi gyakorlatban?
Minden folyamat átállítható elektronikus vezérlésre
Azt ERP bevezetése önmagában kevés, nem jelent versenyelőnyt – állapította meg az 1 és 50 millió EUR közötti árbevétellel rendelkező vállalatok körében végzett kutatás. A vállalatirányítási rendszerként számon tartott ERP szoftverek azért nem hoznak megfelelő hatékonyságot és versenyelőnyt, mert nem az üzleti folyamatok vezérlésére, nem vállalatirányításra fejlesztették ki azokat. Mi valójában a vállalatirányítás?
2022. 09. 23.
ERP, azaz Enterprise Resource Planning. Tükörfordításban vállalati erőforrás tervező, mégis vállalatirányítási rendszerként szerepel a köztudatban. Ha megnézzük az angol definíciót, abban az irányítás az erőforrások naprakész nyilvántartása, felhasználásuk tervezése és nyomon követése alapvető követelmény, de ez közel sem fedi le a vállalatirányítási feladatokat.
Szerződések, számlák, HR folyamatok – amit az ERP nem old meg
Az ERP szoftverek egyik jellemző funkciója a beszerzések és a készletek nyilvántartása. De hogy jutunk el oda, hogy egy új beszállítóval kapcsolatot teremtsünk, szerződést írjunk alá? Az új partner kiválasztása, majd a vele történő szerződéskötés az egyik olyan üzleti folyamat, amit az ERP nem kezel. Egy ilyen folyamat elválaszthatatlan a kísérő dokumentumoktól (pl. ajánlatkérés, ajánlatok, jegyzőkönyvek, nyilatkozatok, igazolások, szerződéstervezetek különböző verziói és maguk az aláírt szerződések, stb), tehát csak egy erős dokumentumkezelő profillal rendelkező és folyamatalapú rendszerrel digitalizálható.
A számlajóváhagyásról ugyanez mondható el. A beérkező számlák könyvelése történhet az ERP-rendszer könyvelési moduljában. A különböző számlákat kontírozni kell, az összegek bekerülnek a cég eredménykimutatásába, befolyásolják az adóbevallást, stb. Viszont hogy egyáltalán eljusson egy számla a kontírozásig, az több kolléga egymásra épülő munkájának az eredménye.
Ellenőrizni kell a teljesítést: leszállították-e a terméket, megvalósult-e a szolgáltatás, határidőre, megfelelő minőségben történt a teljesítés vagy nem, felmerül-e kötbérigény? A teljesítési igazolást ki kell állítani és alá kell írni, adott esetben csak ellenőrizni és aláírni. Külön lépésként szerepelhet a teljesítés műszaki és gazdasági jóváhagyása lépésenként akárt több kolléga részvételével.
A HR is jól definiálható, ismétlődő folyamatokkal dolgozik, amelyek gördülékennyé tehetők egy modern, folyamatalapú, valódi vállalatirányítási rendszerrel (nem ERP-vel!). Tegyük fel, hogy új kollégára van szükség a raktárban. A felmerülő igényt a területi vezetőnek vagy akár több vezetőnek is jóvá kell hagynia. Ő vagy ők döntenek arról, hogy a cég megfelelő működése érdekében valóban fel kell-e venni valakit. A folyamatban nagy valószínűséggel részt vesz egy gazdasági jóváhagyó is, aki arról dönt, hogy finanszírozható-e az új kolléga felvétele.
A felvételi folyamatot jellemzően egy HR-es kolléga bonyolítja. Megkeresi a fejvadászt vagy feladja az álláshirdetést, befogadja az önéletrajzokat, azokat (a GDPR-nak megfelelően) tárolja, lefolytatja az interjúkat és a kiválasztást. A munkaszerződés megkötésekor egy újabb szervezeti folyamat indul. Az új munkatárs adatait fel kell venni, a munkaszerződést alá kell vele írni, számára ki kell adni a szükséges eszközöket, szoftver hozzáférést, biztosítani kell a képzéseket.
Ha ez a folyamat túl lassú akkor a megfelelő jelölt könnyen más állást talál. A mai munkaerőhiányos helyzetben ez a nem várt fejlemény sokak számára ismerős lehet.
Az átfutási idők kézben tartása létkérdés, ebben segít a workflow
A folyamatok átfutási idején fájdalmasan sok múlik. Egy képzett munkavállalóért vagy egy jó referenciákkal rendelkező, stabil beszállítóért versenyezni kell, és egy ilyen helyzetben kulcsfontosságú a gyorsaság. A feladat nem kerülhet a sor végére, különben a munkavállaló talál mást vagy lemaradunk az üzleti lehetőségről.
Az időfaktor minden folyamatban meghatározó. Dokumentált és menedzselt folyamat esetében előre látható, hogy ki mit és meddig dolgozik a projekten. Valódi csoportmunka alakítható ki rövid határidőkkel pl. egy tender megírásánál, ahol műszaki tartalmat kell egyeztetni, jogi hátteret jóváhagyatni és értékesítési szempontokat figyelembe venni. Ideális esetben egy ilyen munkánál:
- nem rabolja az értékes időt a dokumentumok és dokumentum verziók keresgetése,
- mindenki tudja, hol tart a folyamat, éppen ki lép, mikor következik ő,
- egyértelmű a prioritás a feladatok között,
- ismertek és szigorúan betarthatók a határidők,
- könnyen, akár távolról is elérhetik a kollégák, véleményezők a munkájukhoz szükséges információkat.
Ehhez azonban önmagában kevés az ERP, folyamatszabályozásra termett workflow megoldásra van szükség, egy olyan rendszerre, ami az üzleti folyamatokat, feladatokat, határidőket és a dokumentumokat egyaránt képes kezelni. A dokumentumkezelés azért megkerülhetetlen, mert a folyamatok írásos lenyomata szükségszerű: mindent dokumentálunk, dokumentációkat tárolunk és hasznosítunk újra még a legegyszerűbbnek tűnő munkafolyamatok elvégzése során is.
Csak ERP Workflow nélkül: drága üzem, ami nem halad
A vállalatok kezében sokféle digitális eszköz van, mindegyik szükséges. Kell az ERP, kell e-mailezni, nem árt a megosztott meghajtó, a CRM vagy egyéb szakrendszer. Az üzem úgy épül fel akár egy gépkocsi. Az ERP a fedélzeti computer, az üzemanyag az értékesítési rendszer, a karosszéria maga a telephely, a munkavállalók pedig a motort képviselik, stb. A negyedik generációs vállalatirányítási rendszer a hajtáslánc, ami nélkül ugyan minden működik, de nem halad.
Negyedik generációs vállalatirányítási rendszerek a DMS rendszereken alapuló workflow és BI megoldásokat is integráló szoftverek. Miért lesz profitábilisabb egy ilyen rendszert üzemeltető vállalat? Mert:
- egyértelmű folyamatokkal dolgozik gyorsabban,
- kevesebb emberrel oldja meg ugyanazt a feladatot,
- hatékony a távmunka menedzselésében,
- kisebb rezsiszámlákat kell fizetnie,
- kevesebb papírt használ fel a dokumentumok kezelésénél,
- kevesebbet hibázik a folyamatokban,
- nem csúszik le a határidőkről,
- a vezetői az operatív teendők helyett az üzlettel foglalkoznak,
- minden kolléga tudja a dolgát.
