Dokumentumkezelés közép- és nagyvállalatoknál
Mi a DMS One-nál az elmúlt 15 évben azon dolgoztunk, hogy mitől lesz valóban jó egy dokumentumkezelő szoftver. Ma már egy dokumentummenedzsment rendszer nem attól kiváló, hogy megfelelően iktat, megbízhatóan működik és strukturáltan tartja nyilván a szervezet dokumentumait. Ez csak az alap.
A dokumentumkezelő szoftvernek az üzleti folyamatokat kell maximálisan támogatnia, a vállalat core tevékenységét kiszolgálnia és segítenie. A vállalat méretével és létszámának növekedésével a kezelt dokumentumok száma is növekszik. 50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik. Másra van tehát szükség egy 15-20 fő irodai létszámmal rendelkező kkv-nál és másra egy több száz felhasználóval operáló nagyvállalatnál.
A nagyvállalatok méretéből adódóan bonyolultabbak a munkafolyamatok is. 50 fős vállalati létszám felett általában belép a többszintű vezetői struktúra, ami megnehezíti a döntéshozatalt és a kontrollálást: problémát okoz egy szerződésvéleményezési és -aláírási folyamat, valamint több hetet is igénybe vehet egy számlajóváhagyás. Utóbbit nemcsak a vezetői struktúra rétegződése, hanem a nagyvállalatoknál jellemző központ és a telephelyek közötti fizikai távolság is okoz.
Nagyvállalatoknál gyakori, hogy a core folyamataikat az erőforrások megfelelő elosztása és felhasználása érdekében vállalatirányítási rendszerrel támogatják, emellett pénzügyi, gazdálkodási, minőségbiztosítási rendszereket is igénybe vesznek. Mivel minden terület dokumentumokat „gyárt” és dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatokat is kezel, így az iratkezelő szoftver feladata ezen szakrendszerekkel integrálódni az összehangolt működés érdekében.
A DMS One dokumentumkezelő rendszere az alap dokumentumkezelési funkciókon (digitalizálás, iktatás, archiválás, dokumentummegosztás, verziókezelés, jogosultságkezelés) túl a szerződések kezelését, a szerződések, számlák jóváhagyását, valamint a vállalat által használt üzleti szoftverekkel való integrációt is támogatja. Egy dokumentumkezelő rendszer működésének sikere jórészt attól is függ, hogy mennyire tudjuk a vállalat folyamataira igazítani. Ezért biztosítjuk a szakértői tanácsadást a bevezetés során, a vállalatnál kialakult iratkezelési folyamatok felmérését, optimalizálást és a rendszer testreszabását a szervezet igényeinek megfelelően. Az éles működést magyar nyelvű ügyfélszolgálati csapatunk segíti.
