Számlajóváhagyás problémái
A számlakezelés és számlajóváhagyás munkafolyamata időben igen hosszúra nyúlhat. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatoknál, valamint a többszereplős jóváhagyói struktúrával operáló szervezeteknél jelent problémát. Nehézkes lehet a számlák visszakeresése is, ha a nyilvántartásukra, archiválásukra nincs működő rendszer. Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a bejövő számlák a beérkezésükkel egy időben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, ugyanakkor nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének. A kifizetés azonban kicsúszhat a határidőből, ha a számlakezelésre vonatkozóan nincs kialakítva egy jól átgondolt, ellenőrzött folyamat.
A papír alapon vagy e-mailekben történő számlaigazoltatás nyomon követése problémás: a számla az osztályok és telephelyek között vándorolva elveszhet és az is nehezen kontrollálható, hogy éppen kinél áll egy adott számla jóváhagyása és miért. Ráadásul a számlák igazoltatásához a szerződésekre, megrendelőkre, teljesítési igazolásokra is szükség van ellenőrzés céljából.
Ezek visszakeresése és a számlával történő összekapcsolása strukturált dokumentumkezelés nélkül újabb erőforrásokat éget feleslegesen.
Számlaigazoltatás a dokumentumkezelő rendszerben
A számlanyilvántartó rendszer használatával a számla teljes életútja végigkövethető és a számlaengedélyezés folyamatát is jelentősen leegyszerűsíti, átláthatóvá teszi. A beérkező számla eredeti példánya egyből a pénzügyi osztályra kerülhet, míg a jóváhagyási folyamatban csak a számla digitális képe vesz részt. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatok dolgát könnyíti meg, hiszen így megszűnnek a földrajzi akadályok.
Beérkezéskor a számlát digitalizálni (szkennelni) szükséges és rögzíteni a rendszerben az egyedi metaadatokkal együtt. A számlára jellemző adatmezők (számla kelte, teljesítés kelte, fizetési határidő, fizetési mód stb.) segítik később a gyors visszakeresést, valamint listák előállítását (pl. egy bizonyos partner által kiállított számlák) és azok exportálását. Célszerű a számlákat külön dokumentumtárban, ún. számlatárban nyilvántartani az iratkezelő rendszerben. A határidőre történő jóváhagyást a szoftver által küldött automatikus e-mail figyelmeztetők biztosítják.
A DMS One által kínált dokumentumkezelő rendszer DocFlow modulja teljes egészében a vállalat jóváhagyási, véleményezési folyamataira szabható: meghatározható, hogy az egyes számlatípusoknál kik a jóváhagyók (felelősök), pontosan milyen feladatot kell elvégezniük és milyen határidőre. A rendszerben egyszerűen alakíthatunk ki egy- vagy többszintű jóváhagyási folyamatokat, szintenként tetszőleges szereplővel, akik jóváhagyó vagy csak véleményező jogosultsággal rendelkezhetnek. Így a folyamatban részt vevő személyek akár párhuzamosan is jóváhagyhatják/véleményezhetik a dokumentumot.
Ezt követően a dokumentumkezelő rendszer DocFlow elektronikusan leképezi a számlajóváhagyás folyamatát, automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket és mindig annak adja a feladatot, akinek elvégzendő munkája van az adott számlával. A számlaigazoltatás folyamata így pontosan nyomon követhető és ellenőrzött keretek között zajlik. További segítség, hogy a rendszerben nem csak magát a számlát látjuk, hanem a hozzá kapcsolódó megrendelőt, szerződést, illetve teljesítési igazolást is.
Elektronikus számlák kezelése és jóváhagyása
A papíralapú számlák kezeléséhez hasonlóan zajlik az elektronikus számlák nyilvántartása és jóváhagyása is. Mivel a számla – nevéből adódóan – elektronikusan keletkezik, így nincs szükség digitalizálásra. Az e-számlák a hagyományos papír alapú bizonylattal egyenértékűek, hitelesítettek, illetve időbélyegzővel vannak ellátva. A klasszikus iratkezelési feladatokon túl (számla érkeztetése, iktatása) az e-számlák hitelességének ellenőrzésében, valamint a jóváhagyások kezelésében van fontos szerepe a számlanyilvántartó rendszereknek. Nyilvántartásba vétel előtt az iratkezelő szoftver ellenőrzi a dokumentum hitelességét, az azon szereplő elektronikus aláírást és időbélyeget.
