Dokumentumkezelés a szolgáltatóiparban
Minden iparág más-más dokumentumkezelési probléma megoldásával küzd. Az elmúlt 15 évben jelentős tapasztalatra tettünk szert a szolgáltató szektorban. Magyarország neves szolgáltatóipari cégei, köztük bank, biztosító társaság, utazási iroda, vagyonkezelő és munkaerő-kölcsönzéssel foglalkozó cégek bízták ránk iratkezelési folyamataik optimalizálását.
Speciális szektorról van szó, ahol az alap dokumentumkezelési folyamatok mellett az archiválás, a szerződések kezelése, a számlák jóváhagyása, valamint a vállalat által használt üzleti szoftverekkel való integráció jelenti a legnagyobb problémát. Ráadásul az iratkezelési problémák annyira összetettek, hogy az egységes, sablon modellek a legtöbb esetben nem működnek és csak az adott vállalatra szabva, egyedi fejlesztési igények megvalósításával lehetséges a dokumentumkezelési folyamatok új alapokra helyezése.
Fontos, hogy kordában tartható legyen az a nagy mennyiségű irat, ami napi szinten keletkezik a vállalatnál. Egyértelmű összefüggés van a vállalati létszám és a kezelt dokumentumszám között. Ezek nyomon követése, gyors visszakeresése és a kontrollált munkafolyamat-támogatás dokumentumkezelő rendszer nélkül elképzelhetetlen.
Szerződéskezelés
Dokumentumkezelő szoftverrel a szerződések teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a szerződésvéleményezést, a szerződések jóváhagyását, a módosítások révén keletkező különféle szerződésverziók nyomon követését, de a szerződéssablonokat is tetszőlegesen kezelhetünk benne, valamint szabályozhatjuk, hogy mely szerződéshez mely munkavállalók kaphatnak hozzáférést. A szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumokat – számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy felületen tárolódik. Az egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárban tárolt szerződések az irattípustól függő adatmezőknek köszönhetően listázhatók, riportálhatók.
Szerződéskezelő rendszer bevezetésével nemcsak dokumentumaink rendezett nyilvántartásában gondolkodhatunk: ma már az erre specializálódott, modern iratkezelési megoldások vállalati munkafolyamatokat (workflow) is képesek kezelni, legyenek azok bármennyire is komplexek; így támogatva például egy szerződés véleményezésének, jóváhagyásának folyamatát automatizált mederbe terelni.
Számlajóváhagyás
Ha a számlák jóváhagyása papír alapon történik, az rengeteg időt emészthet fel. Nemcsak házon belül mozoghat a számla, hanem a központ és az egyes telephelyek közötti is. Mire papír alapon körbeér és személyesen kerül jóváhagyásra, addigra lejárhat a fizetési határidő és a számlajóváhagyás pillanatnyi állapota sem jól követhető. Ami eddig több napot vett igénybe, az most akár 1-2 órán belül jóváhagyható.
Ha a számlák digitalizálásra kerülnek és egy elektronikus workflow-n futnak keresztül a dokumentumkezelő rendszer munkafolyamat-támogató funkciója segítségével, akkor nemcsak a számlák papír alapú vándoroltatása kerülhető el, hanem biztosítva van a folyamat dokumentáltsága is. Így pontosan látható, hogy egy számlajóváhagyási folyamat éppen hol tart, kinél akadt meg, valamint ki és mikor hagyott jóvá egy iratot. A számlakezelő rendszer használatával a beérkező számla egyből a pénzügyre kerülhet, míg a jóváhagyási folyamatban csak a számla digitális képe vesz részt. Az időben történő jóváhagyást pedig a rendszer által küldött e-mail figyelmeztetők biztosítják. A számlajóváhagyás menete teljes egészében a vállalat munkafolyamataira szabható.