Rendszerintegráció dokumentumkezelő szoftverrel

Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük ERP, pénzügyi, ügyviteli megoldásokkal és irodai alkalmazásokkal is.

Dokumentumkezelő szoftver kiválasztásánál fontos szempont, hogy az rugalmasan integrálható legyen más üzleti rendszerekkel és szakalkalmazásokkal, hiszen a vállalatok egyszerre több üzleti megoldással is igyekeznek vállalati folyamataik hatékonyságán javítani. Nemcsak a vállalat, de az egyes részlegek is más-más, az adott területre fejlesztett szakrendszerrel támogathatják a napi munkavégzést. Vállalatirányítási, ügyviteli, pénzügyi, logisztikai, gazdálkodási, ügyféladatbázis-kezelő (CRM), munkaügyi szoftverek segítik a működést. Munkánk során iratokat termelünk és munkafolyamatokat menedzselünk. Az egyes rendszerek elszigetelt működése pedig több erőforrást, dupla adatrögzítést, esetenként adatbázis redundanciát is okozhat.

A rendszerek integrációja lehet egyirányú és kétirányú kapcsolat is, ezt mindig a vállalat integrációs igényei, a munkafolyamatok menete szabja meg. Egyirányú kapcsolat esetén az adatgazda szerepet ellátó rendszerben történnek a változások, majd az adatokat szinkronizálni kell a másik szoftver felé. Az esetek többségében egyirányú kapcsolat esetén az adatgazda szerepkört a szakrendszer látja el és az adatok szinkronizálása a dokumentumkezelő rendszerbe történik. Ha kétirányú a kapcsolat, akkor értelemszerűen mindkét rendszer magára húzza az adatgazda feladatkört és itt is, ott is történhet adatrögzítés az adatok oda-vissza szinkronizálásával.

Dokumentumkezelő rendszerünk szabványos webservice interfészen keresztül képes kommunikálni más üzleti szoftverekkel és szakalkalmazásokkal. A böngészőből elérhető vékonykliens szoftverek elterjedésével egyre jellemzőbb a szolgáltatás orientált architektúra (SOA) alapú integráció, amelynek egy jellemző formája a webservice. A vállalat elvárásai alapján lehetőség van egyedi specifikáció alapján történő rendszer integráció elvégzésére is. Ehhez először felmérjük az integrációs igényeket közösen az ügyféllel, majd elkészül egy integrációs technikai specifikáció, mely tartalmazza a fejlesztési projekt ütemtervét és erőforrástervét is.

Integráció vállalatirányítási szoftverekkel

A hazánkban elterjedt ERP szoftverekkel (SAP, Libra, Navision, sERPa) integrálható a DMS One dokumentumkezelő rendszere.

Az integráció több fronton is segítheti a vállalati folyamatokat: különösen a szerződés- és számlanyilvántartást könnyíti meg és teszi átláthatóbbá, hiszen kétirányú adatrögzítésre is van lehetőségünk: az egyik rendszerben bevitt adatok automatikusan lehívhatók a másikból, például a számla leíró adatai szinkronizálhatók az iratkezelő szoftverből a szakrendszerbe, de a számla képe is elérhetővé válik a szakrendszer felületéről anélkül, hogy be kellene lépni az iratkezelő alkalmazásba Megrendelő vagy számla iktatásakor a szakrendszerben keletkező speciális adatmezőket (pl. munkaszám) szinkronizáció segítségével átadhatjuk az iratkezelő rendszernek, hogy rögzítse az adott irathoz.

Partnertörzs szinkronizáció esetén, ha a vállalatirányítási rendszerben létrehoznak, módosítanak, törölnek egy partnert, akkor az automatikusan létrejön, módosul, törlődik az iratkezelőben is. Beérkező számlák esetén az iktatás során felrögzített specifikus számla adatmezők átadhatók az ERP rendszernek.

Több, mint 3000 ügyfél, legyen az Önök vállalata a következő!

? Tudta, hogy dokumentumkezelő szoftverünket több mint 50 másik rendszerrel integráltuk már?

A vállalatirányítási rendszerek (ERP) közül a legelterjedtebbekkel (SAP, LIBRA, Navision, sERPa) integrálódtunk. Számos ügyviteli rendszerrel (Forrás), gazdasági és gazdálkodási rendszerrel (EcoSTAT) alakítottunk ki kapcsolatot. Az elektronikus aláírás és dokumentumhitelesítés területén mind a piaci szereplők (Microsec, Netlock) megoldásaival, mind a kormányzati hitelesítési szolgáltatásokkal képes szoftverünk a hitelesítést elvégezni. A Microsoft Office integráció segítségével közvetlenül a MS Word és Excel állományokból lehet elvégezni az iktatást, valamint a dokumentumkezelő rendszerbe már feltöltött és onnan megnyitott dokumentumok felületéről végezni azok szerkesztését. Az e-maileket sem szükséges kinyomtatni, majd szkennelni. Microsoft Outlook pluginunk használatával közvetlenül a levelezőrendszer felületéről iktathatunk e-maileket.

“ Mindenképpen az SAP vállalatirányítási rendszerünkkel integrált megoldást szerettünk volna, hogy az ügyféladatok autoszinkron módon feldolgozásra kerüljenek az ERP rendszerünkkel. Amikor az igényeinkre szabottan elkészült a dokumentumkezelő szoftver, még hátra volt az integrálási feladat, melyet a DMS One és az SAP szakemberei együtt végeztek el. Az igényfelméréstől kezdve az éles használatig megközelítőleg két hónap telt el, elsősorban azért, mivel az ERP-illesztés során több extra funkciót is kértünk. “

Zsigárdi Balázs, informatikai vezető, Pek-Snack Kft.

Mitől jó egy dokumentumkezelő szoftver?

A DMS One szoftvere nem egyszerű iktató program, sokkal több annál: egy komplex dokumentumkezelő és folyamattámogató rendszer. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb iparágakban tevékenykedő vállalatok szolgálatába. Élen járunk a fejlesztésekben és szoftvereink hatékonyságának növelésében. Szoftverünket több mint 50 rendszerrel integráltuk már. Önnek is segíthetünk?

Ajánlatot kérek!