Drágul a papír, de az elszabaduló költségeket és sok munkaórát is megtakaríthatunk
Kezünkben a megoldás, csak be kell vezetni a használatát
A papír napi áras lett, beszerzési költsége a következő időszakban tervezhetetlen. A kedvezőtlen fejlemény gyorsan begyűrűzik a cégek mindennapjaiba, a megugró kiadások felerősítik a papírhasználat kivezetésének igényét. Szerencsére egy jól sikerült papírmentesítéssel bőven az áremelkedés előtti költségek alá csúszhatunk, miközben rengeteg időt is megtakarítunk.
2021. 10. 28.
Olvasási idő: 2,5 perc:
A papírdrágulás okai
Ami tényező csak számít, mind a papír drágulását hozza – írta meg a napi.hu. Brutálisan nő a cellulóz ára, egekbe szöknek az energiaárak, a globális logisztikai akadályok is a drágulás irányába hatnak, nem beszélve a Forint gyengüléséről. A portál szerint egyes papírkereskedők már szűrik a megrendeléseket vagy mennyiségi kvótákat vezettek be az ellátási gondok miatt.
Nehéz megjósolni, hogy meddig tart a papírárak szárnyalása, de valószínűsíthető, hogy egyhamar nem térünk vissza a tavalyi vagy akárcsak a 2021 év eleji árakhoz. A papírra ugyanis növekszik a kereslet. A környezettudatosság jegyében egyre nagyobb fókusz van a papíralapú csomagolóanyagokon. A zöldségeket, a gyümölcsöket, és számos egyéb élelmiszert is egyre több gyártó már részben vagy teljesen papírban értékesíti.
A papírdrágulás kiterjedt hatása
A jelenség nem csak a csomagolóiparban és a nyomdaiparban okoz extra költségeket, hanem a teljes gazdaságon végigsöpör, az irodai papírhasználók sem ússzák meg a pluszkiadásokat, ami egy újabb érv a digitalizáció mellett.
Szerencsére egy jól sikerült digitális átállás sokkal többet ad, mint amit a papírlapok áremelkedése elvesz. Vegyük példának a szerződések nyilvántartását és kezelését. Tényleges digitális transzformáció nélkül ezen a területen nagyon is jellemző a papírhasználat, a szerződések papíralapú küldözgetése legfőképp a kézi aláírás miatt. Ezt az “üzemet” egészítik ki digitális félmegoldások: Excel táblázatok, e-mailes egyeztetés, fájlrendszerben, belső szerveren, külső drive-on, felhasználók gépein tárolt szerződések és azok különböző verziói. Ebben a rendszerben az alábbi problémák jellemzőek:
- Az Excel táblás szerződésnyilvántartás nehézkes, az óriásira hízott táblázatok kezelése bonyolult.
- A vezetők és alkalmazottak túl sok időt használnak fel információk, dokumentumok keresésére, a hozzáférés körülményes.
- A szerződésekhez kapcsolódó határidős kötelezettségek számottevő része határidőn túl vagy egyáltalán nem teljesül, szerződések elavulnak, elmarad a megújításuk.
- A jóváhagyási folyamatokban résztvevők egymásra várnak, nincsenek egyértelműen kijelölve a folyamat lépései, időveszteség, káoszos helyzetek állnak elő.
- Túl magasak az irodai papír és fénymásolási költségek, feleslegesen készülnek fénymásolatok.
- A szerződésekben található adatok csak halmozódnak, semmire nem használják az összefüggések feltárására, döntések előkészítésére is alkalmas információs bázist.
- A korábbi szerződések papíralapú, irattári megőrzése folyamatos költséget jelent, ám az irattár igazán hatékony szolgáltatást nem nyújt.
A problémák és nehézségek egyedi mixet képeznek minden vállalkozásnál és cégnél, egy megfelelő előkészítéssel bevezetett DMS (document management system) rendszer azonban minderre megoldást nyújt.
