Drágul a papír, még fontosabb a digitalizáció

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Drágul a papír, de az elszabaduló költségeket és sok munkaórát is megtakaríthatunk

    Kezünkben a megoldás, csak be kell vezetni a használatát

    A papír napi áras lett, beszerzési költsége a következő időszakban tervezhetetlen. A kedvezőtlen fejlemény gyorsan begyűrűzik a cégek mindennapjaiba, a megugró kiadások felerősítik a papírhasználat kivezetésének igényét. Szerencsére egy jól sikerült papírmentesítéssel bőven az áremelkedés előtti költségek alá csúszhatunk, miközben rengeteg időt is megtakarítunk.

    2021. 10. 28.

    Olvasási idő: 2,5 perc:

    A papírdrágulás okai

    Ami tényező csak számít, mind a papír drágulását hozza – írta meg a napi.hu. Brutálisan nő a cellulóz ára, egekbe szöknek az energiaárak, a globális logisztikai akadályok is a drágulás irányába hatnak, nem beszélve a Forint gyengüléséről. A portál szerint egyes papírkereskedők már szűrik a megrendeléseket vagy mennyiségi kvótákat vezettek be az ellátási gondok miatt.

    Nehéz megjósolni, hogy meddig tart a papírárak szárnyalása, de valószínűsíthető, hogy egyhamar nem térünk vissza a tavalyi vagy akárcsak a 2021 év eleji árakhoz. A papírra ugyanis növekszik a kereslet. A környezettudatosság jegyében egyre nagyobb fókusz van a papíralapú csomagolóanyagokon. A zöldségeket, a gyümölcsöket, és számos egyéb élelmiszert is egyre több gyártó már részben vagy teljesen papírban értékesíti.

    A papírdrágulás kiterjedt hatása

    A jelenség nem csak a csomagolóiparban és a nyomdaiparban okoz extra költségeket, hanem a teljes gazdaságon végigsöpör, az irodai papírhasználók sem ússzák meg a pluszkiadásokat, ami egy újabb érv a digitalizáció mellett.

    Szerencsére egy jól sikerült digitális átállás sokkal többet ad, mint amit a papírlapok áremelkedése elvesz. Vegyük példának a szerződések nyilvántartását és kezelését. Tényleges digitális transzformáció nélkül ezen a területen nagyon is jellemző a papírhasználat, a szerződések papíralapú küldözgetése legfőképp a kézi aláírás miatt. Ezt az “üzemet” egészítik ki digitális félmegoldások: Excel táblázatok, e-mailes egyeztetés, fájlrendszerben, belső szerveren, külső drive-on, felhasználók gépein tárolt szerződések és azok különböző verziói. Ebben a rendszerben az alábbi problémák jellemzőek:

    • Az Excel táblás szerződésnyilvántartás nehézkes, az óriásira hízott táblázatok kezelése bonyolult.
    • A vezetők és alkalmazottak túl sok időt használnak fel információk, dokumentumok keresésére, a hozzáférés körülményes.
    • A szerződésekhez kapcsolódó határidős kötelezettségek számottevő része határidőn túl vagy egyáltalán nem teljesül, szerződések elavulnak, elmarad a megújításuk.
    • A jóváhagyási folyamatokban résztvevők egymásra várnak, nincsenek egyértelműen kijelölve a folyamat lépései, időveszteség, káoszos helyzetek állnak elő.
    • Túl magasak az irodai papír és fénymásolási költségek, feleslegesen készülnek fénymásolatok.
    • A szerződésekben található adatok csak halmozódnak, semmire nem használják az összefüggések feltárására, döntések előkészítésére is alkalmas információs bázist.
    • A korábbi szerződések papíralapú, irattári megőrzése folyamatos költséget jelent, ám az irattár igazán hatékony szolgáltatást nem nyújt.

    A problémák és nehézségek egyedi mixet képeznek minden vállalkozásnál és cégnél, egy megfelelő előkészítéssel bevezetett DMS (document management system) rendszer azonban minderre megoldást nyújt.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!