Elektronikus postai szolgáltatások

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Sok könyvelt postai levéllel dolgozik?
    Így tud felzárkózni az új, elektronikus követelményekhez

    A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte, a Magyar Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat.

    A felhasználóknak meg kell tanulniuk és meg kell szokniuk a levelekkel és vevényekkel kapcsolatos új szolgáltatásokat. Könnyebb lesz a dolguk, ha maguk is elektronikus megoldást keresnek az elektronizált szolgáltatásokhoz.

    2019. 12. 11.

    Erről olvashatok itt:
    – A postai levélforgalom ötödét érinti a kézbesítési kíséret elektronizálása.
    – Címzettek és feladók egyaránt érintettek, tudniuk kell kezelni az új szolgáltatásokat.
    – Mi az az elektronikus feladójegyzék és mi az elektronikus kézbesítési igazolás?
    – Ami elektronikus, az egyszerűen automatizálható.
    – A postai követelmények beilleszthetők a dokumentumkezelési folyamatokba.

    Nagyszabású fejlesztésen van túl a Magyar Posta. A levéltermékek könyvelése (pl.: azonosított levél esetén) vagy többletszolgáltatással történő kézbesítése (pl.: ajánlott levél, tértivevény esetén) most már elektronikusan valósul meg. Nem történik más, minthogy a Posta elektronikus kíséretet kapcsol a szóban forgó levéltermékekhez: a fizikai küldeményt egy elektronikus adat kíséri végig, amely a küldemény állapotáról szolgáltat információkat a feladók részére. Lényegében minden folyamatról adatok kerülnek be a Posta rendszerébe: rögzül a feladás, majd a postázóhoz kerülés, illetve a küldemény sikeres/sikertelen átvétele. Az elektronikus kiegészítő szolgáltatások nagyjából az összes postai levél 20 %-át érintik.

    Az új szolgáltatások igénybevételéhez elektronikus feladójegyzéket kér a Posta. 2020-tól a korábbi, papíralapú tértivevények is megszűnnek, a kért többletszolgáltatásokat elektronikusan igazolják, az ún. elektronikus kézbesítési igazolásokon. A postai ügyfelekre, tehát a felhasználókra hárul, hogy a feladójegyzéket össze tudják állítani, és hogy az igazolásokat megfelelően tudják kezelni.

    Mi az az elektronikus postai feladójegyzék?

    A levélküldemények feladásához szükséges összes adatot tartalmazó, kötött formátumú, elektronikus állomány. A Posta megfelelő címére kell eljuttatni, használata bizonyos levéltermékek esetében kötelező.

    Mi az az elektronikus kézbesítési igazolás?

    A papíralapú tértivevény korszerű, elektronikus formája, formátuma PDF, mely magába foglal egy XML adatstruktúrát is, ez tartalmazza a kézbesítési adatokat. Ezekhez a belföldi levélküldeményekhez készülhet: ajánlott, tértivevényes levél; ajánlott, tértivevényes, értéknyilvánított levél; hivatalos irat; “Címzett kezébe” levél; ajánlott és tértivevényes válaszküldemény; ajánlott, tértivevényes és értéknyilvánított válaszküldemény.

    Szoftveresen egyszerűen kezelhetők az elektronikus jegyzékek és igazolások

    Az említett követelmények miatt kidomborodnak az elektronikus irat- és dokumentumkezelés, illetve a postai szolgáltatások összekötéséből származó előnyök.

    Egy fejlett dokumentumkezelő rendszer ugyanis létrehozza a Posta által befogadható elektronikus feladójegyzéket, és el is küldi az XML állományt a Posta megfelelő címére. Így nem kell azt külön energiabefektetéssel, más szoftverrel létrehozni, majd megküldeni a Posta meghatározott e-mail címére, vagy a postai FTP szerverre feltölteni.

    A dokumentumkezelő rendszer az elektronikus kézbesítési igazolásokat automatikusan fogadja, majd a megfelelő levelek mellé szortírozza és csatolja azokat. Így nem kell napi rendszerességgel a Posta által e-mailben megküldött címről, postai FTP szerverről, vagy a WEBEFJ alkalmazásból letölteni az igazolásokat, majd külön energiabefektetéssel a megfelelő helyre menteni, esetleg a megfelelő dokumentumhoz csatolni azokat.

    Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek a postai folyamatok automatizált kiszolgálását teszik lehetővé, és ezzel számottevő, pénzben is kifejezhető megtakarítást érnek el azon szervezetek esetében, amelyek rendszeresen dolgoznak tömegesen könyvelt vagy emelt szintű postai küldeményekkel.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!