Határidőkezelés a vállalati dokumentumkezelésben

Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    SMARTDOC cikksorozat – 2. rész
    Nincs olyan, hogy kevésbé fontos határidő

    Néha képtelenség betartani a határidőket

    Eltérően reagálunk a határidőkre. Valaki kihívásként, sőt motiváló erőként tekint rá, egy új határidőben új esélyt lát. Másoknak minden határidő a szorongás forrása, ami ahelyett hogy belendítené a teendőket, még vissza is veti a kreatív erőt. Ugyanakkor egy fejlődő vállalatban – habitustól függetlenül – mindenki eljut egyszer arra a pontra, hogy úgy érzi: a határidők önálló életre keltek, képtelenség mindegyiket tartani.

    2020.04.22.

    Váratlan helyzet egy jól menő cég életében

    Tekintsünk a pandémia előtti időkre, nem túl régre. Gyors munkájáról volt híres az IpAlk Zrt., és ezt ügyfelei már az ajánlatkérés során megtapasztalhatták. Egy alkatrész megrendelésénél a vállalat azonnal hozzálátott a gyártás feltérképezéséhez, a gyártási idő kalkulációjához, és gyakran már az első egyeztetésen napra pontosan meg tudta adni az első darab elkészültének és a szériagyártás beindításának időpontját.

    Az ipari alkatrészek mindig pontos és tartható ütemterv szerint készültek a cégnél. Az IpAlk híresen megbízható működése négy pilléren alapult:

    • a gyártás és az anyagáramlás irányának összehangolásán,
    • a magas minőségű és jól karbantartott, japán gépsoron,
    • a munkadarabokat folyamatosan monitorozó gyártáskövető rendszeren,
    • a határidők tartásán, amit az IpAlk szigorúan követelt a beszállítói és a munkatársai esetében is.

    A vállalat a hazai és nemzetközi autó-, vasút-, olaj-, és gépipari gyártók gyorsan növekvő partnerévé vált, és elég tőkeerős céggé nőtte ki magát ahhoz, hogy túlélje a 2020-as gazdasági leállást. Váratlanul derült ki, hogy a májusra előrehozott gépkarbantartásból nem lesz semmi, a szerszámgépekhez leghamarabb június közepén fognak megérkezni a speciális anyagok és alkatrészek. Kiderült: még egy IpAlk szintű, professzionális gépezetbe is kerülhet homokszem, ha nincs, ami figyelmeztessen.

    Hiba a gépezetben: határidő nélkül várakozó probléma

    A legutóbbi alkatrészszállítmány után hibás számla érkezett, amit az IpAlk emiatt nem egyenlített ki, nem is reklamált meg, és ezzel elbukta az utánvéttel (átutalással) történő fizetési lehetőséget a távol-keleti szállítónál. Hiába állt hát készen az újonnan rendelt karbantartási csomag, a számla összegét előre nem utalták át és a a GoFor futára értelemszerűen készpénzzel nem fizethetett, így nem is kapta meg azt.
    A GoFor nemzetközi futárcég kapacitásai 100%-ban lekötöttek a pandémia idején: senki nem megy sehova, inkább elviteti mással azt, amit muszáj. A GoFor ebben a helyzetben nem várhatott fél napot a távol-keleten, míg Magyarországon reggel lesz és a vevő rendezi a fizetési problémát. Sőt, leghamarabb 5 hét múlva tudta vállalni a csomag leszállítását.

    Az IpAlknál semmilyen rendszerben nem villogott figyelmeztetés a rendezetlen számlaügy miatt. Kaphatott volna ügyintézőt és határidőt a hibás dokumentum, ahelyett, hogy az “Elintézendők” mappában vár a sorára.

    Az IpAlk-nál ebben a helyzetben sem esnek kétségbe, karbantartás helyett most részletes vizsgálatnak vetik alá adminisztratív folyamataikat, különös tekintettel a határidőkre. Több olyan, főleg szerződéses határidőt is azonosítottak, amihez eddig semmilyen figyelmeztetés nem társult. Most társítanak, elektronikus figyelmeztetés érkezik majd a dedikált kollégákhoz, ha közelít egy fontos határidő.

    Arra nem számítottak, hogy ezen még nyerni is lehet. Évi 6,4 millió Forintot hozhat a konyhára a beszállítói és szolgáltatói szerződések rendszeres felülvizsgálata. Az ár-/díjcsökkenésről ugyanis nem szólnak a partnerek, azt a vevőnek kell érvényesítenie. Az IpAlk-nál ezt most már nem fogják elfelejteni, a cégnél nincs többé olyan, hogy kevésbé fontos határidő.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!