Digitális Transzformáció – kényszer vagy lehetőség?

Hasznos tippek, ötletek, szempontok szakértőktől a vállalati digitalizáció megszervezéséhez és megvalósításához

    Hozzájárulok, hogy a DMS One Zrt. részemre hírlevelet küldjön díjmentes tudásanyagaival, rendezvényeivel, valamint egyedi ajánlataival kapcsolatban.
    Az adatvédelmi tájékoztatóban foglaltakat tudomásul vettem, személyes adataim kezeléséhez hozzájárulok

    Megtérül a papírmentes működés – dupla interjú

    A papírmentesítés az erdőket is védi

    A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezet vett részt. A környezetkímélő- és emberbarát működés kialakítása során kitüntetett cél a papírhasználat minimalizálása. A papírmentesítés ugyanakkor nem egyszerű, nem megy egyik napról a másikra. A témában először Herner Katalint, a KÖVET Egyesület a Fenntartható Gazdaságért ügyvezető igazgatóját kérdeztük.

    2020. 02. 11.

    – Kinek érdemes papírmentes irodai működésben gondolkodni és miért?

    Mindenkinek érdemes foglalkozni ezzel a lehetőséggel, aki irodában dolgozik, ugyanis ma már mindenre van elektronikus megoldás. Az elektronikus levelezés alap, de van e-számla, működik az e-aláírás, sőt mindez egyszerűen és olcsón elérhető. Alacsonyabb költségekkel számolhat, aki belevág, hiszen például kevesebb nyomtatás, kevesebb hulladék, kevesebb raktározási költség merül fel.

    – Az elektronikus lehetőségek bevezetésével magától is csökken a papírhasználat?

    Nem jellemző. Tudatos cselekvés kell, eltökéltség és egy program. A célt a munkatársakban is tudatosítani kell.

    – Mi mindent kell számba venni, amikor a papírhasználat kivezetését vagy csökkentését határozza el egy cégvezető?

    Minden folyamatot fel kell térképezni, meg kell vizsgálni minden olyan eljárást, ahol papírt használ a vállalat. Csak akkor lehet elkezdeni az átállást, ha pontosan ismerik, hogy hol, mennyi papír fogy, milyen célra, majd ez alapján azonosítják a beavatkozási pontokat. A papírmentesítés általában érinti a menedzsmentet, változásokat tesz szükségessé, ezért is elengedhetetlen a munkatársak bevonása az átállási folyamatba. Érdemes képzést tartani az elején, és lépésről lépésre haladni, mérőszámokat mellé rendelni. A kommunikáció is fontos, egyrészt a kollégák felé, másrészt a kifelé, az ügyfelek, partnerek irányába. Ahol mégis papír kell, ott érdemes az újra-papír használatot ösztönözni. És azt sem árt időnként kiszámolni, hogy mennyi fát mentettünk meg.

    – Mennyire jellemző manapság a papírmentes működés, milyen jó példák vannak?

    Nehéz megítélni, hogy mennyire elterjedt, hiszen a cégek, ha lépnek is a papírmentes működés felé, nem igazán kommunikálnak róla. A Zöld Iroda Programot indító szervezeteknél ez egy kitüntetett cél, a Minősített Zöld Irodák papírmentességre törekednek. Mi magunk is papírmentesen dolgozunk a KÖVET Egyesületnél, csak az elengedhetetlenül fontos iratokat nyomtatjuk.

    – Mi mindentől szabadultak meg a papírmentes működésnek köszönhetően?

    Például annyira lecsökkent a papírhulladék mennyisége, hogy az lényegében nem igényel külön gondoskodást. Nincs szükség biztonságos iratmegsemmisítési lehetőségre sem, és persze raktározási kapacitás szabadult fel.

    – Kifizetődő a papírmentes működés?

    Természetesen igen, költséget, erőforrást takarít meg, viszont az átálláskor beruházásokra lehet szükség, pl. több informatikai eszközre. A papírmentes irodai működésre történő átállás gazdaságilag várhatóan megtérül, környezetileg pedig maximálisan megtérül. A változtatást érdemes nyomon követni, és forintosítani.

    A papírmentesítés alapja az elektronikus dokumentumkezelés

    Egyszerűbb, gyorsabb és biztonságosabb működéssel szembesülnek azoknál a vállalatoknál, amelyeknél sikerül minimalizálni a papírhasználatot. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése egy ilyen átállásnál elengedhetetlen. A szoftverek implementálása gondos tervezést igényel, de megéri beletenni a munkát. Másodjára Varga Lászlóval, a DMS One Zrt. szakmai igazgatójával beszélgettünk.

    – A papírmentes működésre váltó cégek fel tudják-e mérni, hogy ez a lépés mekkora változást jelent számukra?

    Nehezen mérik fel, kevesen látják reálisan. Azt tapasztalom, hogy első ránézésre inkább megijednek, sarkosan csak az óriási munkát, a rengeteg informatikát látják, és hogy mindent a feje tetejére kell állítani. Félnek, hogy nem lesz a kezükben a jól megszokott papír, amit kézzel lehet aláírni, majd kiküldeni. Félnek attól is, hogy mi lesz, ha tönkremegy a számítógép. Szóval van egy mentális ragaszkodás a papírhoz. Aztán következik a másik véglet, amikor elbagatellizálják, ez is egy torz hozzáállás. Szóval az elején megijednek, majd miután meggyőzik magukat és elkezdik a papír kivezetését, tévesen legyintenek, mondván, hogy az informatika mindent megold. Persze nem, a folyamatokat ugyanis át kell gondolni, dehát erre valók az olyan cégek, mint a DMS One, hogy megmutassák a fő buktatókat, és azt is, hogy nem kell megijedni egy ilyen projekttől.

    – Mi az, amire nem gondolnak, de a papír kivezetése után feltűnik, hogy mekkora nyűg volt?

    Furcsán hangozhat, de a lábakba tett kilométereket utólag mindig észreveszik ügyfeleink. Egyikük lépésszámlálóval mérte, hogy napi 5-6 km-t sétált a dokumentumok mozgatása érdekében egyik irodából a másikba vagy az irattárba. Feltűnik, mennyivel kényelmesebb az elektronikus elérés, és feltűnik az is, hogy rend van az asztalon, hogy nincs annyi papír a polcokon, nincs elveszett dokumentum és egymásra mutogatás például egy fiókban maradt számla miatt. Irattár sincs, helyette viszont van biztonsági másolat, ami akkor is meglesz, ha leég az iroda. Ez persze ritka, ne is forduljon elő senkivel, hogy ezt tapasztalja meg az elektronikus dokumentumkezelés előnyeként.

    – Melyek az elektronikusan kiváltható, papírhoz kötődő munkafolyamatok?

    Egyre inkább úgy kell feltenni ezt a kérdést, hogy vannak-e még papírhoz kötődő munkafolyamatok? Mert például a hivatalos levelek többsége elektronikusan, cégkapun keresztül érkezik. Az az ésszerű és hatékony, ha a levél fogadása, elolvasása, és a kapcsolódó feladat kiosztása is elektronikusan történik. A cégen belüli dokumentumok is elektronikusan keletkeznek. Még akkor is kár papírra nyomtatni ezeket, ha többkörös csoportmunkát igényelnek. A jóváhagyási folyamatok egyszerűen leképezhetők elektronikusan, egy jó szoftver még szól is, hogy éppen kinek van dolga az anyaggal. Sokan egyébként csak az aláírás miatt nyomtatnak, ami teljesen felesleges. Az elektronikus hitelesítési megoldások jól működnek és integrálhatók a dokumentumkezelésbe.

    – Mi az az extra, amit az elektronikus dokumentumkezelés nyújt, amit a papíralapú nem tud?

    A néhány kattintással kivitelezhető tömeges aláírás például ilyen. De ilyen a vevényekkel, kézbesítési igazolásokkal kapcsolatos munka automatizálása is. Papíralapon ezeket adminisztrálni kell, elektronikusan nem feltétlenül. Ha dokumentumkezelő szoftverrel csatlakozunk a cégkapuhoz, a kézbesítési igazolások automatikusan érkeznek és kapcsolódnak a fő dokumentumhoz. Nem kell a vevényeket külön kezelgetni, összekapcsolni, másolgatni, rendszerezni, betenni a mappába.

    – Mit vegyen számba az a cégvezető, aki ki akarja számolni, hogy megtérül-e az elektronikus dokumentumkezelés?

    Az adminisztrációra, az egyes munkafolyamatokra fordítandó idő összehasonlítása nélkülözhetetlen, le kell vezetni, mit tud a papír és mit a szoftver. Itt olyasmire is gondolni kell, hogy a dokumentumokban található információk összehalászása naponta mennyi percet vesz el, mert elektronikusan ez is a töredékére csökkenthető. A mai béreken számolva egyértelmű gazdasági megtérülés látszik, ha arra jutunk, hogy kiválthatunk napi fél óra papírkötegek közti kutakodást akár 3-4 irodai dolgozónál is. A papíralapú üzem esetlegesen felmerülő költségeit is érdemes számba venni. A tűzesetről már beszéltünk, de van itt más is: például papíron küldtem el valamit, amiből nem maradt házon belül saját példány. Ha ez egy ajánlat volt, vajon fogok-e emlékezni az árra és a pontos vállalásokra, ha valami miatt egy új ajánlatot kell tennem? Milliókat bukhatok, ha rosszabb ajánlatot teszek, mint a korábbi. Vitás esetekben sem tudok bizonyítékokat előszedni, ha nincs saját példányom. Elektronikusan dokumentumkezelésnél ilyen esetek nem fordulhatnak elő.

    Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!